Gestione degli atti del Comune.
L'Ufficio di Segreteria provvede alla registrazione ed archiviazione di tutte le deliberazioni approvate dal Consiglio e dalla Giunta Comunale, delle determinazioni dei Capi Settore. Presso tale ufficio è possibile accedere per la visione degli atti, oppure per ottenere copia della suddetta documentazione, previa richiesta scritta, con la corresponsione delle sole spese di fotoriproduzione. Anche le ordinanze sono registrate e conservate presso tale ufficio.
Protocollo della corrispondenza e corrispondenza in partenza e in arrivo.
Ogni atto che perviene al Comune o ne parte deve essere, di volta in volta, registrato nel Protocollo e contraddistinto con un numero. Il Protocollo è un registro (informatico) su cui vanno annotati: il numero dell'atto, la data di registrazione, la data ed il numero del documento da protocollare, il numero degli allegati, l'oggetto dell'atto, la provenienza o la destinazione dello stesso, gli eventuali precedenti, la classificazione. Il protocollo è rigorosamente annuale e viene chiuso il 31 dicembre di ogni anno con un verbale.
Albo Pretorio
Il Comune, nel Palazzo Civico (sede comunale) attrezza un apposito spazio da destinare ad Albo Pretorio per la Pubblicazione delle deliberazioni, ordinanze, manifesti e degli atti che a norma di legge, dello Statuto e dei Regolamenti che devono essere portati a conoscenza del pubblico.
Diritto d'accesso agli atti, strutture e servizi ai cittadini singoli ed associati
I cittadini singoli od associati hanno diritto di accesso a tutti i documenti amministrativi prodotti o comunque tenuti dall'Amministrazione Comunale, ad eccezione di quelli considerati riservati per disposizioni di legge, o dallo specifico Regolamento o per motivata temporanea dichiarazione del Sindaco, al fine di tutelare il diritto alla riservatezza di terzi, persone, gruppi ed imprese. Agli interessati è comunque garantita la visione degli atti relativi ai procedimenti amministrativi propri o la cui conoscenza sia necessaria per curare e difendere i loro interessi giuridici.
Presso l'Ufficio Segreteria sono disponibili i Regolamenti Comunali e lo Statuto e inoltre sono a disposizione per la consultazione la raccolta della Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana e il Bollettino Ufficiale della Regione Lombardia.
Il diritto di accesso si esercita mediante istanza, indirizzata al soggetto competente. L'istanza scritta può essere presentata da parte dell'interessato a mezzo apposita scheda predisposta dal Comune; tale scheda va presentata all'ufficio competente o all'ufficio protocollo. Il diritto di accesso si esercita mediante visione ed estrazione di copia dei documenti richiesti.
Tenuta di Archivio : (Storico, di Deposito e Corrente)
L'Archivio, fonte inesauribile di informazioni per la conoscenza e la salvaguardia della memoria cittadina, si impegna a:
- accogliere la documentazione storica degli uffici comunali;
- conservare la documentazione, al fine di poterla tramandare nelle migliori condizioni possibili;
- schedare, ordinare e inventariare gli archivi, creando idonei strumenti di ricerca, anche tramite l'applicazione delle tecniche informatiche e la diffusione dei dati in rete, al fine di favorire la massima accessibilità ai documenti da parte degli utenti;
- favorire la consultazione dei documenti inventariati e il rilascio di copie a richiesta;
- valorizzare il patrimonio documentario e promuovere attività didattiche, formative e di orientamento.
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